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Antragstellung gemäß AMG an die Ethik-Kommission als federführende Kommission
Erforderliche Antragsunterlagen
Antragseinreichung
Prüfstelle und Prüfärzte
Registrierungspflicht / Publikationsvorhaben
Nachträgliche Änderungen
Studienunterbrechung / Wiederaufnahme / Rekrutierungsstopp
Rücknahme, Widerruf und Ruhen der zustimmenden Bewertung
Gebühren
Beendigung einer Studie
Mitteilung von Nebenwirkungen, DMC- und Safty-Reports
Links
Erforderliche Antragsunterlagen
Bitte verwenden Sie für die Erstellung der erforderlichen Antragsunterlagen die vom Arbeitskreis medizinischer Ethik-Kommissionen (AKMEK) herausgegebene Checkliste sowie folgende Vorlagen und Links:
- Begleitschreiben / Covering Letter (zu Nr.2; S.1 Checkliste)
- Modul 1 inkl. xml.File
- Modul 2
- Liste der Prüfzentren(zu Nr.5; S.1 Checkliste)
- Qualifikationsnachweis Prüfarzt / Prüfzentrum (zu Nr.6; S.2 Checkliste)
- Kostenübernahmeerklärung
- Datenschutzerklärung(zu Nr.15; S.2 Checkliste)
- Mustertexte für die Patienten-/Probandeninformation und -einwilligung:
Merkblatt zur Verwendung der Mustertexte
Klinische Prüfung eines Arzneimittels mit volljährigen einwilligungsfähigen Patienten
Klinische Prüfung eines Arzneimittels mit volljährigen einwilligungsfähigen Probanden
Pharmakogenetik als Zusatz zu AMG - Unterschriftenblatt
- strukturierte Anlagenliste
- Bestätigung der Übereinstimmung Papier-, digitale Dokumente
Antragseinreichung
Um eine schnelle Antragsbearbeitung gewährleisten zu können benötigen wir die erforderlichen Antragsunterlagen in folgender Anzahl bzw. Form:
| Auf Papier | |
| 1-fach | ALLE erforderlichen Antragsunterlagen |
| 9-fach |
Als Sätze zusammengestellt:
Begleitschreiben Anlagenliste Checkliste Modul 2 Deutsche Synopsis Liste der beteiligten Zentren Alle Unterlagen, die dem Patienten vorgelegt werden (Patienten-Information, Patienten-Einverständniserklärung, Patientenkarte usw. Vertrag, Versicherungsbestätigung, Versicherungsbedingungen |
Bitte reichen Sie die Dokumente als Sätze zusammengestellt und durch Trennblätter sortiert ein. Sollten Sie Ordner einreichen, bitten wir - wenn möglich - um die Einreichung von weißen Ordner.
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Auf Datenträger (CD oder USB-Stick)
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| 10 CDs oder USB-Sticks | alle erforderlichen Antragsunterlagen als pdf-Dateien sowie das EudraCT-Formular als xml-Datei. Achtung: Bitte verwenden Sie zur Strukturierung der Ablage und Benennung der Dokumente unbedingt die strukturierte Anlagenliste |
Legen Sie dem Antrag bitte eine Bestätigung bei, dass die elektronisch eingereichten Unterlagen mit denen der Papierkopie übereinstimmen.
Prüfstelle und Prüfärzte
Mit dem Inkrafttreten der 12. Novelle des Arzneimittelgesetzes (AMG) und der Verordnung über die Anwendung der Guten Klinischen Praxis bei der Durchführung von klinischen Prüfungen mit Arzneimitteln zur Anwendung am Menschen (GCP-V) im Jahr 2004 hat sich die Arbeit der Ethik-Kommissionen grundlegend verändert. Die Ethik-Kommissionen haben die Qualifikation der Prüfer und die Geeignetheit der Prüfstellen in ihrem Zuständigkeitsbereich zu prüfen und zu bewerten.
Da weder die „Qualifikation der Prüfer“ noch die „Geeignetheit der Prüfstellen“ näher gesetzlich bestimmt wurden, besteht ein Konkretisierungsbedarf für die praktische Arbeit der Ethik-Kommissionen.
Qualifikation der Prüfstelle
Ein wichtiger Punkt in den einzureichenden Unterlagen ist die Qualifikation der Prüfstelle. Sie gilt als nachgewiesen, wenn sie über eine entsprechende Ausstattung und über personell wie apparativ hinreichend gute Mittel verfügt, diese Studie durchzuführen.
Lebenslauf, finanzielle Unabhängigkeit und Prüferqualifikation
Das Prüferteam besteht (laut gesetzlicher Regelung) aus
- Bestätigung der Übereinstimmung Papier-, digitale Dokumente
- Leiter der Klinischen Prüfung (Coordinating Principal Investigator o.ä.)
- Hauptprüfer (Principal Investigator o.ä.)
- Prüfer bzw. Prüfarzt (investigator o.ä.)
- Zweitprüfer (Sub-Investigator o.ä.)
Für alle Mitglieder des Prüferteams ist
- ein Lebenslauf (curriculum vitae [CV]) und die
- Erklärung der finanziellen Unabhängigkeit fiancial disclosure von Sponsor und Prüfer einzureichen.
Wichtig für den Nachweis der Prüferqualifikation ist die Angabe, welche Aufgaben der Prüfer in dieser Studie zu erfüllen hat. Dieser Nachweis besteht vorzugsweise in einem Zertifikat, weil damit die gesetzlich erforderte Transparenz der Prüferqualifikation vollständig erfüllt ist. In begründeten Ausnahmefällen kann auch eine andere Art des Nachweises verabredet werden.
Für das nicht-ärztliche Prüfpersonal sind solche Qualifikationsnachweise nicht vorzulegen.
Registrierungspflicht / Publikationsvorhaben
Nach der zustimmenden Bewertung durch die Ethik-Kommission aber vor dem Einschluss des ersten Patienten/Probanden sollte eine Studie registriert sein. Ohne die Registrierung ist eine Publikation nicht möglich. Das International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE) verlangt für alle klinischen Studien, die bei einem ihrer Journals veröffentlicht werden sollen, eine Registrierung in einem Primärregister der WHO.
In der neuen Version der Deklaration von Helsinki wird dies ebenfalls gefordert:
§19. Every clinical trial must be registered in a publicly accessible database before recruitment of the first subject.
Wir empfehlen Ihnen eine Registrierung im Deutschen Register Klinischer Studien (DRKS), das in Freiburg entwickelt wurde und WHO-Primär-Register ist. Die Registrierung der Studie sollte im Vertrag oder Studienplan vereinbart werden. Für Rückfragen bezüglich der Registrierung erreichen Sie das Team des DRKS unter 0761/ 203 6709
Erforderliche Unterlagen zur Einreichung nachträglicher Änderungen
Nachträgliche Änderungen sind zu unterscheiden in
- Substantial Amendments und
- Non-substantial-Amendments
A. Substantial Amendments
Ein Amendment ist substantial, wenn es eines der folgenden 5 Kriterien betrifft:
- Auswirkungen auf die Sicherheit der Versuchsteilnehmer,
- Beeinflussung der wissenschaftlichen Aussagekraft der Studienergebnisse,
- wesentliche Änderung in der Leitung oder Durchführung der Studie,
- Beeinträchtigung der Qualität oder Unbedenklichkeit der Prüfpräparate oder
- Veränderung der Risikobewertung für die Gesundheit von Personen außerhalb der Studie und der Umwelt bei gentechnisch veränderten Organismen
Diese Änderungen können vom Sponsor nur umgesetzt werden, wenn sie von der zuständigen Bundesoberbehörde und von der zuständigen Ethik-Kommission zustimmend bewertet wurden. Substantial Amendmensts nennt man darum auch „bewertungspflichtig“.
Unterlagen zu bewertungspflichtigen nachträglichen Änderungen sendet der Antragsteller für die Bewertung zeitgleich an die federführende und an die beteiligten Ethik-Kommissionen.
Grundsätzlich sind die vorgenommenen Änderungen zu markieren oder in einem gesonderten Dokument detailliert aufzulisten. Foldende Unterlagen müssen vorgelegt werden:
| A1. Änderung des Prüfprotokolls | |
| auf Papier |
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| auf CD oder USB-Stick |
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| A2. Nachmeldung von Prüfzentren | |
| auf Papier |
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| auf CD oder USB-Stick |
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| A3. Principal Investigators Wechsel | |
| auf Papier |
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| auf CD oder USB-Stick |
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| A4. LKP Wechsel | |
| auf Papier |
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| auf CD oder USB-Stick |
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B. Non-Substantial Amendments
Amendments sind non-substantial, wenn sie Einzelheiten der Studiendurchführung betreffen, die nicht unter die im vorhergehenden Punkt (A.) genannten Kriterien fallen und eher marginal sind. Sie müssen trotzdem beim Sponsor und bei der Prüfstelle archiviert werden. Diese Änderungen sind nicht genehmigungspflichtig, müssen aber der Ethik-Kommission, die jederzeit die Vorlage der Änderungen im Detail anfordern kann, mitgeteilt werden.
Unterlagen sollten vorgelegt werden, welche Änderungen in der Studiendauer oder der Adressen, nachträglich erarbeitete oder geänderte Informationsschriften, Fragebögen u.ä. umfassen.
Legen Sie dem Antrag bitte eine schriftliche Bestätigung bei, daß die elektronisch eingereichten Unterlagen mit denen der Papierkopie übereinstimmen.
Studienunterbrechung / Rekrutierungsstopp / und Wiederaufnahme
Eine Studienunterbrechung oder ein Rekrutierungsstopp müssen angezeigt werden. Die Wiederaufnahme der klinischen Prüfung ist eine Nachträgliche Änderung, welche zu genehmigen ist.
Für die Anzeige der Studienunterbrechung oder des Rekrutierungsstopps sollte das Annex 2 -Formular „Substantial Amendment Form“ verwendet werden. Der Sponsor muss nicht auf eine Genehmigung warten, sondern kann die klinische Prüfung direkt unterbrechen bzw. die Rekrutierung stoppen.
Erst nach der Genehmigung dieser Anzeige kann mit der klinischen Prüfung wieder begonnen werden. Die Wiederaufnahme der Studie ist wie auch bei der Mitteilung der Studienunterbrechung, diesmal nur mit anderen Angaben mit dem Formular Substantial Amendment Notification Form zu beantragen.
Rücknahme, Widerruf und Ruhen der zustimmenden Bewertung
Die zustimmende Bewertung der Studie kann aus zwei Gründen zurückgenommen oder widerrufen werden:
- Wenn sich herausstellt, dass die zustimmende Bewertung auf falschen Voraussetzungen beruht, die zur Zeit der Bewertung nicht bekannt waren oder verschwiegen worden sind oder
- wenn bei der Durchführung der Studie Ereignisse bekannt werden, die gegen eine Weiterführung sprechen.
Wenn Umstände eintreten, die einer Klärung bedürfen oder erst nach Abklärung sich als Grund für eine Rücknahme oder einen Widerruf der Bewertung herausstellen, kann das Ruhen der Bewertung empfohlen werden.
Gebühren
Die Beratung durch die Ethik-Kommission ist gesetzlich vorgeschrieben. Die folgenden Angaben basieren auf § 8 Geschäftsordnung der Ethik-Kommission der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg i.d.F. vom 2. November 2010
A. Ersteinreichung:
| Beratung einer multizentrischen Studie bis 5 Zentren | Euro 3.500,00 |
| jedes weitere Zentrum | Euro 250,00 |
| Beratung einer monozentrischen Studie | Euro 2.000,00 |
B. Nachträgliche Änderungen:
| Substantial Amendment | |
| multizentrische Studie | Euro 500,00 |
| monozentrische Studie | Euro 250,00 |
| mono. Studie wird multizentrisch bis 3 Zentren | Euro 1.500,00 |
| jedes weitere Zentrum | Euro 150,00 |
| Non-Substantial Amendment | |
| Bestätigung der Kenntnisnahme: FF/MB MC- und Monozentrische Studien (Update, Protokoll -verletzungen, Rekrutierungs stopp, Jahresbericht u.a.) |
Euro 100,00 |
C. Nachmeldung von Prüfzentren und Prüfärzten:
| Nachmeldung Prüfzentrum | Euro 250,00 |
| jedes weitere Zentrum | Euro 150,00 |
| Nachmeldung Prüfärzte bis 3 Prüfärzte | Euro 150,00 |
| jeder weitere Prüfarzt | Euro 50,00 |
Befreiung oder Reduzierung der Gebühren ist bei Studien, die aus Steuermitteln getragen werden, schriftlich und formlos zu beantragen.
Beendigung einer Studie
Die Beendigung einer Studie muss der Ethik-Kommission mit dem Formilar Declaration of the End of Trial Form mitgeteilt werden. Es wird eine Zusammenfassung der Studienergebnisse erwartet, auch ein zur Publikation eingereichtes, aber noch nicht befürwortetes Manuskript wird als ausreichend bewertet. Besonders willkommen sind der Ethik-Kommission jedoch bereits publizierte oder zur Publikation angenommene Artikel mit den relevanten Studienresultaten.
Mitteilung von Nebenwirkungen, DMC- und Safty-Reports
Sponsoren sind verpflichtet, der (zuständigen) Ethik-Kommission die notwendigen Informationen über den Studienverlauf mitzuteilen. Gemäß gesetzlicher Regelung müssen nicht alle Adverse Events, sondern nur die Suspected Unexpected Serious Adverse Reactions (SUSAR) gemeldet werden.
Die Ethik-Kommission nimmt mit der Bundesoberbehörde oder anderen Institutionen, die mit der Pharmakovigilanz des Studienpräparates beauftragt sind, bei Bedarf Kontakt auf, wenn Meldungen den Verdacht erwecken, dass die Sicherheit der Versuchsteilnehmer und das Nutzen-Risiko-Verhältnis nicht mehr ausgewogen sind.
In unregelmäßigen Abständen werden Mitteilungen eines Data and Safety Monitoring Committees verfasst, die der Ethik-Kommission zugesandt werden müssen. Eine Einschätzung und Bewertung des Studienverlaufs wird dadurch optimiert. Dem gleichen Zweck dienen die jährlichen bzw. halbjährlichen Safety-Reports, die der Kommission zugesandt werden müssen. Nur im Falle auffälliger Resultate, die das Nutzen-Risiko-Verhältnis der Studie verändern, werden Rückfragen nötig. Die hier angesprochenen Mitteilungen (SUSAR, DMC und Safety-Report) hemmen die Weiterführung der Studie nur im Falle einer Reaktion seitens der Kommission.
Bitte beachten Sie auch folgende Übersicht.
Links
- Arbeitskreis Medizinischer Ethik-Kommissionen
- GCP-Verordnung
- Arzneimittelgesetz
- Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte
- Paul-Ehrlicher-Institut
- International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE)
- Deutschen Register für Klinische Studien
