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Arbeitsfluss - Workflow
Den Workflow kurz erklärt:
Damit ein bearbeitetes Dokument im Live-Bereich, d.h. im Inter- bzw. im Intranet sichtbar wird, muss es publiziert, d.h. veröffentlicht werden. Dazu wird es aus dem geschützten, internen Bereich auf den öffentlichen, vom Intra- oder Internet zugänglichen Bereich geschoben. Das Menü "Arbeitsfluss" (Workflow) im BEARBEITUNG- oder SITE-Bereich enthält alle Befehle zum Einreichen, Veröffentlichen / Ablehnen und Deaktivieren einer Seite.
Einreichen, Veröffentlichen / Ablehenen
Ist eine Seite soweit bearbeitet, daß sie im Inter- bzw. im Intranet veröffentlicht werden kann, muß ein festgelegter Arbeitsfluß (Workflow) durchlaufen werden.
1. Umgebung
In die SITE- oder BEARBEITUNG-Umgebung wechseln.
2. Arbeitsfluss
Im Menü "Arbeitsfluss" den Menüpunkt "Einreichen" wählen.
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3. Einreichungs-Zustand
Das Dokument ist jetzt mit einem Editor so lange nicht mehr änderbar, bis eine, mit Reviewer-Rechten ausgestattete Person das Dokument entweder zur Veröffentlichung ablehnt oder es veröffentlicht.
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3 a)
Wird "Veröffentlichen" gewählt, so ist das Dokument Live geschaltet, d.h. es ist im Internet einsehbar. Im SITE-Bereich wird unter "Versionen" eine neue Dokument-Version angelegt.
3 b)
Wird "Ablehnen" gewählt, so wird die editierte Version des Dokuments nicht Live geschaltet, also ist sie in der neuen Form auch nicht im Internet sichtbar. Das Dokument kann im BEARBEITUNG-Bereich unter "Bearbeiten" mit einem der Editoren weiter bearbeitet werden.
4. Wichtige Hinweise zum Publizieren
Damit Sie ein Dokument veröffentlichen können, müssen Sie über entsprechende Rechte verfügen. Diese werden in der Benutzerverwaltung unter ADMIN eingerichtet.
Eine Seite kann erst dann veröffentlicht werden, wenn die im Navigationsbaum über ihr angeordnete Seite ("Mutter") bereits veröffentlicht ist. Ist diese nicht publiziert, erscheint eine Fehlermeldung und das Dokument wird zur Veröffentlichung abgelehnt; außerdem bleibt es, bis im Arbeitsfluss "Ablehnen" gewählt wird, für die Bearbeitung gesperrt.
Beim Veröffentlichen werden alle Links auf andere Seiten innerhalb des CMS überprüft und eine ggf. Warnmeldung ausgegeben, falls falsche Links vorhanden sind oder Links auf Seiten bestehen, die noch nicht publiziert wurden. Das Veröffentlichen wird aber, trotz Warnmeldung, durchgeführt.
Deaktivieren
Um eine live-geschaltete, veröffentlichte Seite zu deaktivieren, wählt man im Menu "Arbeitsfluss" den Punkt "Deaktivieren". Die Seite ist jetzt nur im Authoring-Bereich sichtbar. Möchte man sie wieder im Live-Bereich sichtbar machen, muss die Seite erneut die Veröffentlichungs-Prozedur durchlaufen (Einreichen --> Veröffentlichen).
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Dokumente verwalten / SITE
In der SITE-Umgebung erhält man einen guten Überblick über die ganze Site sowie detaillierte Informationen zu jedem einzelnen Dokument.
Wenn man ein einzelnes Dokument im Site Tree (links) anklickt, können verschiedene Informationen zu diesem Dokument abgerufen werden.
Über das Menü "Datei" hat man die Möglichkeit
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eine neue Seite hinzuzufügen ("Neues Dokument");
die neue Seite wird unterhalb der gewählten Datei als Unterdokument neu angelegt bzw. als letztes Dokument hinzugefügt - eine "Neue Sprachversion" anzulegen oder eine vorhandene "Spachversion löschen"
- die Publication zu verlassen ("Abmelden").
Über das Menü "Bearbeiten" kann man
- Seiten auschneiden, kopieren oder einfügen
- die URL umzubenennen (den EDV-Dateinamen)
- den Inhalt des Navigationstitels bearbeiten (Text im Menüleisteneintrag)
- die Sichtbarkeit der Datei in der Menüleiste steuern (sichtbar / versteckt)
- eine Datei in der Position innerhalb der Menüleiste ändern (nach oben / nach unten)
- eine Datei löschen oder archivieren
- eine Datei (aus dem Papierkorb) wiederherstellen
Über das Menü "Arbeitsfluss" ist es möglich (siehe oben)
- eine Datei zur Veröffentlichung einzureichen (Editor-Recht)
- eine eingereichte Datei abzulehnen (Reviewer-Recht)
- eine eingereichte Datei zu veröffentlichen (Reviewer-Recht)
- eine veröffentlichte Datei zu deaktivieren (Reviewer-Recht)
- eine eingereichte Datei zeitgesteuert zu veröffentlichen (Reviewer-Recht)
Zudem können über die Reiter (Tabs auf der rechten Seite) zu einzelnen Dokumenten jeweils
- Matadaten geändert werden (Meta)
- Anlagen (Bilder, pdf-Dateien usw.) in die Objektbibliothek geladen werden (Anlagen)
- Die Historie der Aktivitäten angesehen werden (Arbeitsfluss)
- Bis zu 10 frühere Datei-Versionen angesehen bzw. darauf zurückgesetzt werden (Versionen)
- Zugriffsrechte verwaltet werden (Rechte Auth, Rechte Live, Zeitsteuerung) )
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