Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Direktionsassistenz in der Klinik für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie (m/w/d)

Das Direktionssekretariat arbeitet an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und vor allem in der Patient*innenversorgung. Daraus resultiert ein anspruchsvolles und vielfältiges Profil.

Wir bieten:

ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
eine sinnstiftende Tätigkeit
eine gründliche und umfassende Einarbeitung
ein kollegiales und wertschätzendes Teamumfeld
feste, planbare Arbeitszeiten mit Gleitzeit
persönliche Entwicklungsmöglichkeiten über das Fortbildungsprogramm des Universitätsklinikums
attraktive Vergütung und weitere Leistungen nach dem Tarifvertrag der vier Unikliniken in Baden-Württemberg (TV-UK), wie z.B. eine betriebliche Altersvorsorge, Langzeitkonto, etc.
hohe Arbeitsplatzsicherheit sowie attraktive Zusatzleistungen (u.a. Jobticket UKF, Hansefit)
teilweise Home Office

Ihre Aufgaben:

eigenständige Organisation und Administration des Direktionssekretariats (Termin- und Kalenderverwaltung inkl. Videokonferenzen), Korrespondenz und Sicherstellen reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
Organisation der Privatambulanz; Terminvergabe und das Annehmen von Patient*innen; Korrespondenz mit Verwaltung, Abrechnungsfirmen und Versicherungen
selbstständige Erledigung der Korrespondenz (Postdurchlauf, Annahme von Telefonaten, Bearbeitung von E-Mails etc.)
Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Dienstreisen
Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
Organisation der Büroabläufe und internen Prozesse in Zusammenarbeit mit weiteren Sekretariaten der Klinik sowie Assistenz- und Office Management- Aufgaben
Schreiben von Arztbriefen und Gutachten nach Diktat
Datenbankpflege (Access /SPX etc.)
Unterstützung bei Projektarbeiten
allgemeine administrative Aufgaben

Ihr Profil:

abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
mehrjährige Berufserfahrung im o.g. Bereich; idealerweise in einem Chefsekretariat
Routine im Umgang mit der Standardsoftware (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
schnelle Auffassungsgabe, flexibel im Denken und Handeln
Grundkenntnisse in Englisch
Organisationsgeschick und sehr gutes Zeitmanagement
souverändes und freundliches Auftreten, v.a. im persönlichen und telefonischen Kontakt mit Patient*innen unserer Klinik
Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein
sehr gute Kommunikationsfähigkeitein in Wort und Schrift
Diskretion und eine strukturierte Arbeitsweise

Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) zu besetzen und verteilt sich auf 2,5 Tage am Stück. 2 Tage vor Ort, der halbe Tage im HomeOffice. Sie teilen sich die Stelle mit einer Kollegin. In Krankheits- und Urlaubszeiten muss 5 Vormittage pro Woche vertreten werden.