Das Institut für Immundefizienz (IFI) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Direktionsassistenz (m/w/d)
Das Institut für Immundefizienz (IFI) ist ein klinisch-wissenschaftliches Institut mit Aufgaben in der Patientendiagnostik und der immunologischen Forschung. Ziel des Instituts ist, Immundefizienz zu verstehen und zu diagnostizieren, um Patient*innen mit seltenen angeborenen Erkrankungen des Immunsystems bestmöglich zu versorgen und neue wissenschaftliche Erkenntnisse zu gewinnen.
Wir bieten:
- eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Patientenversorgung
- Mitarbeit in einem engagierten, kollegialen Team
- gründliche Einarbeitung sowie vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- hohe Arbeitsplatzsicherheit sowie attraktive Zusatzleistungen (u. a. betriebliche Altersvorsorge, Jobticket UKF, Hansefit)
- gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeiten und betriebliches Gesundheitsmanagement
Ihre Aufgaben:
- zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen (Ärztinnen/Ärzte, Patient*innen, wissenschaftliche Kooperationspartner*innen) auf Deutsch und Englisch
- eigenständige Organisation und Administration des Direktionssekretariats: Termin- und Kalenderverwaltung (inkl. Videokonferenzen), Korrespondenz, Dokumentenbearbeitung sowie Pflege der Homepage
- Unterstützung der IFI-Leitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, z. B. Reiseorganisation, Rechnungsbearbeitung und Betreuung von Gästen
- Mitarbeit und Koordination in der Schnittstelle zum Centrum für Chronische Immundefizienz in welchem das Institut für Immundefizienz mitwirkt
- Mitwirkung im Personalmanagement: Erstellung von Stellenausschreibungen, Koordination von Vorstellungsterminen, Kommunikation mit Bewerber*innen
- Unterstützung von Forschung und Lehre: Organisation und Betreuung von Veranstaltungen (z. B. klinische Konferenzen, Seminare, Retreats), Kommunikation mit Studierenden
- Übernahme weiterer Aufgaben nach Absprache
Sie bringen mit:
- vorzugsweise abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Quereinsteiger*innen willkommen
- mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise im medizinischen Umfeld
- sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- sicheren Umgang mit MS-Office-Anwendungen, idealerweise auch Erfahrung mit SAP
- ausgeprägte Kommunikationsstärke, Organisationstalent, Flexibilität und Teamfähigkeit
- selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
Interesse? Dann senden Sie uns Ihre Unterlagen!
Fragen? Dann rufen Sie uns an:
Prof. Dr. Stephan Ehl
0761/270-77300
