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Wir überwinden Grenzen

Ethik-Kommission

Antragstellung gemäß Arzneimittelgesetz (AMG)

Antragstellung gemäß Arzneimittelgesetzt (AMG) an die Ethik-Kommission als federführende Kommission.

Erforderliche Antragsunterlagen

Erforderliche Unterlagen zur Bewertung klinischer Arzneimittelstudien:

Bitte verwenden Sie folgende Vorlagen:

Antragseinreichung

Um eine schnelle Antragsbearbeitung gewährleisten zu können benötigen wir die erforderlichen Antragsunterlagen in folgender Anzahl bzw. Form:

Antragsunterlagen
1-fachIn Papierform:
- ALLE erforderlichen Antragsunterlagen (siehe oben)
SOWIE
7-fachIn Papierform:
- Begleitschreiben
- Strukturierte Anlagenliste der Dokumente auf CD
- Modul 2
- Synopse/Prüfplan-Zusammenfassung
- Protokoll/Prüfplan
- Alle Dokumente die Patienten/Probanden vorgelegt werden
- Vertrag
- Versicherungspolice
- Qualifikationsnachweis Prüfer, Stellvertreter und Prüfstelle des Freiburger Zentrums
- Bitte beachten:
   Die zentrumsspezifischen Unterlagen der beteiligten Zentren
   benötigen wir nur auf CD

Bitte reichen Sie die Dokumente gelocht als Sätze zusammengestellt auf Heftbügel und durch Trennblätter sortiert ein. Bei umfangreichen Dokumenten bitten wir um Einreichung in Ordnern (wenn möglich weiße Ordner).

SOWIE
7-fachAuf CD:
- ALLE erforderlichen Antragsunterlagen (siehe oben) als PDF-Dateien einschließlich der Unterschriften (bitte einscannen) sowie Modul 1 und Modul 2.

Achtung:
Bitte verwenden Sie zur Strukturierung der Ablage und Benennung der Dokumente unbedingt die strukturierte Anlagenliste.
Legen Sie dem Antrag bitte eine Bestätigung bei, dass die elektronisch eingereichten Unterlagen mit denen der Papierkopie übereinstimmen.

Wichtiger Hinweis

Wir weisen daraufhin, dass zur Vermeidung von unnötigem Papieraufkommen bitte nur die oben genannte Anzahl eingereicht werden soll!
Für telefonische Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung unter
Telefon: 0761 270-72530 oder -72600

Registrierungspflicht / Publikationsvorhaben

Nach der zustimmenden Bewertung durch die Ethik-Kommission aber vor dem Einschluss des ersten Patienten/Probanden sollte eine Studie registriert sein. Ohne die Registrierung ist eine Publikation nicht möglich. Das International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE) verlangt für alle klinischen Studien, die bei einem ihrer Journals veröffentlicht werden sollen, eine Registrierung in einem Primärregister der WHO.

In der neuen Version der Deklaration von Helsinki wird dies ebenfalls gefordert:
§35. Every research study involving human subjects must be registered in a publicly accessible database before recruitment of the first subject.

Wir empfehlen Ihnen eine Registrierung im Deutschen Register Klinischer Studien (DRKS), das in Freiburg entwickelt wurde und WHO-Primär-Register ist.

Die Registrierung der Studie sollte im Vertrag oder Studienprotokoll vereinbart werden. Zusätzlich sollte in der Patienten- / Probandeninformation ein entsprechender Hinweis zur Registrierung aufgenommen werden.

Siehe hierzu auch: Positionspapier des Arbeitskreises Medizinischer Ethik-Kommissionen „Notwendigkeit einer Pflicht zur Studienregistrierung“

 

 

 

Erforderliche Unterlagen zur Einreichung nachträglicher Änderungen

Nachträgliche Änderungen sind zu unterscheiden in

  • Substantial Amendments und
  • Non-substantial-Amendments

A. Substantial Amendments

Ein Amendment ist substantial, wenn es eines der folgenden 5 Kriterien betrifft:

  1. Auswirkungen auf die Sicherheit der Versuchsteilnehmer,
  2. Beeinflussung der wissenschaftlichen Aussagekraft der Studienergebnisse,
  3. wesentliche Änderung in der Leitung oder Durchführung der Studie,
  4. Beeinträchtigung der Qualität oder Unbedenklichkeit der Prüfpräparate oder
  5. Veränderung der Risikobewertung für die Gesundheit von Personen außerhalb der Studie und der Umwelt bei gentechnisch veränderten Organismen

Diese Änderungen können vom Sponsor nur umgesetzt werden, wenn sie von der zuständigen Bundesoberbehörde und von der zuständigen Ethik-Kommission zustimmend bewertet wurden. Substantial Amendmensts nennt man darum auch "bewertungspflichtig".

Unterlagen zu bewertungspflichtigen nachträglichen Änderungen sendet der Antragsteller für die Bewertung zeitgleich an die federführende und an die beteiligten Ethik-Kommissionen.

WICHTIG!

Grundsätzlich sind die vorgenommenen Änderungen zu markieren (Gestrichenes muss durchgestrichen, Ergänztes muss unterstrichen sein, vgl. Word-Überarbeitungsmodus) oder in einem gesonderten Dokument detailliert aufzulisten. Zudem sollte ein Anschreiben mit einer Zusammenfassung der Änderungen inklusive Begründungen beigelegt werden.

Falls sich die Rechnungsadresse nach der initialen Einreichung geändert haben sollte, muss die aktuelle Rechnungsadresse angegeben werden.

Folgende Unterlagen müssen vorgelegt werden:

A1. Änderung des Prüfprotokolls und sonstige substantielle inhaltliche Änderungen

  • 1- fach auf Papier
    • Substantial Amendment Notification Form 
    • Amendment
    • Ggf. geändertes Modul 1
    • LKP-Unterschriftenseite für die Protokolländerung
    • Nachweis, dass die Studie auch nach Prüfplanänderung versichert ist
    • Ggf. geänderte Patienteninformation/Einwilligungserklärung (Korrekturversion und Endversion)
    • Kostenübernahmeerklärung
    • Bestätigung der Übereinstimmung Papier-, digitale Dokumente
  • auf CD oder USB-Stick
    • alle auf Papier eingereichten Unterlagen als PDF-Dateien einschließlich der Unterschriften (bitte einscannen) sowie das geänderte Modul 1 als pdf- und xml-Datei.
      Achtung: Bitte achten Sie auf eine aussagekräftige Benennung der Dateien

A2. Nachmeldung von Prüfstellen

  • 1- fach auf Papier
  • auf CD oder USB-Stick
    • alle auf Papier eingereichten Unterlagen als PDF-Dateien einschließlich der Unterschriften (bitte einscannen) sowie das geänderte EudraCT-Formular Modul 1 als pdf- und xml-Datei.
      Achtung: Bitte achten Sie auf eine aussagekräftige Benennung der Dateien

A3. Prüfer oder Stellvertreter Wechsel

A4. LKP Wechsel

  • 1- fach auf Papier
  • auf CD oder USB-Stick
    • alle auf Papier eingereichten Unterlagen als PDF-Dateien einschließlich der Unterschriften (bitte einscannen) sowie das geänderte EudraCT-Formular Modul 1 als pdf- und xml-Datei.
      Achtung: Bitte achten Sie auf eine aussagekräftige Benennung der Dateien

B. Non-Substantial Amendments

Amendments sind non-substantial, wenn sie Einzelheiten der Studiendurchführung betreffen, die nicht unter die im vorhergehenden Punkt (A.) genannten Kriterien fallen und eher marginal sind. Sie müssen trotzdem beim Sponsor und bei der Prüfstelle archiviert werden. Diese Änderungen sind nicht genehmigungspflichtig, müssen aber der Ethik-Kommission, die jederzeit die Vorlage der Änderungen im Detail anfordern kann, mitgeteilt werden (1- fach auf Papier & als PDF-Dateien einschließlich der Unterschriften (bitte einscannen) auf CD oder USB-Stick). Unterlagen sollten vorgelegt werden, welche Änderungen in der Studiendauer oder der Adressen, nachträglich erarbeitete oder geänderte Informationsschriften, Fragebögen u.ä. umfassen. Legen Sie dem Antrag bitte eine schriftliche Bestätigung bei, dass die elektronisch eingereichten Unterlagen mit denen der Papierkopie übereinstimmen.

Studienunterbrechung / Rekrutierungsstopp / und Wiederaufnahme

Eine Studienunterbrechung oder ein Rekrutierungsstopp müssen angezeigt werden. Die Wiederaufnahme der klinischen Prüfung ist eine Nachträgliche Änderung, welche zu genehmigen ist.

Für die Anzeige der Studienunterbrechung oder des Rekrutierungsstopps sollte das Annex 2 -Formular „Substantial Amendment Form“ verwendet werden. Der Sponsor muss nicht auf eine Genehmigung warten, sondern kann die klinische Prüfung direkt unterbrechen bzw. die Rekrutierung stoppen.

Erst nach der Genehmigung dieser Anzeige kann mit der klinischen Prüfung wieder begonnen werden. Die Wiederaufnahme der Studie ist wie auch bei der Mitteilung der Studienunterbrechung, diesmal nur mit anderen Angaben mit dem Formular Substantial Amendment Notification Form  zu beantragen.

Rücknahme, Widerruf und Ruhen der zustimmenden Bewertung

Die zustimmende Bewertung der Studie kann aus zwei Gründen zurückgenommen oder widerrufen werden:

  1. Wenn sich herausstellt, dass die zustimmende Bewertung auf falschen Voraussetzungen beruht, die zur Zeit der Bewertung nicht bekannt waren oder verschwiegen worden sind oder
  2. wenn bei der Durchführung der Studie Ereignisse bekannt werden, die gegen eine Weiterführung sprechen.

Wenn Umstände eintreten, die einer Klärung bedürfen oder erst nach Abklärung sich als Grund für eine Rücknahme oder einen Widerruf der Bewertung herausstellen, kann das Ruhen der Bewertung empfohlen werden.

Beendigung einer Studie

Die Beendigung einer Studie muss der Ethik-Kommission mit dem Formular Declaration of the End of Trial Form mitgeteilt werden. Es wird eine Zusammenfassung der Studienergebnisse erwartet, auch ein zur Publikation eingereichtes, aber noch nicht befürwortetes Manuskript wird als ausreichend bewertet. Besonders willkommen sind der Ethik-Kommission jedoch bereits publizierte oder zur Publikation angenommene Artikel mit den relevanten Studienresultaten.

SUSAR, DMC- und Safety-Reports

Sponsoren sind verpflichtet, der (zuständigen) Ethik-Kommission die notwendigen Informationen über den Studienverlauf mitzuteilen. Gemäß gesetzlicher Regelung müssen nicht alle Adverse Events, sondern nur die Suspected Unexpected Serious Adverse Reactions (SUSAR) gemeldet werden.

Die Ethik-Kommission nimmt mit der Bundesoberbehörde oder anderen Institutionen, die mit der Pharmakovigilanz des Studienpräparates beauftragt sind, bei Bedarf Kontakt auf, wenn Meldungen den Verdacht erwecken, dass die Sicherheit der Versuchsteilnehmer und das Nutzen-Risiko-Verhältnis nicht mehr ausgewogen sind.

In unregelmäßigen Abständen werden Mitteilungen eines Data and Safety Monitoring Committees verfasst, die der Ethik-Kommission zugesandt werden müssen. Eine Einschätzung und Bewertung des Studienverlaufs wird dadurch optimiert. Dem gleichen Zweck dienen die jährlichen bzw. halbjährlichen Safety-Reports, die der Kommission zugesandt werden müssen. Nur im Falle auffälliger Resultate, die das Nutzen-Risiko-Verhältnis der Studie verändern, werden Rückfragen nötig.

Bitte beachten Sie auch folgendes Dokument: Vorgehen bei SUSARs (AMEK)

E-Mail-Adresse für SUSAR-Meldungen: susarekfr@uniklinik-freiburg.de

Studienberatung AMG-Studien

Tel 0761 270-72530 oder -72600
Fax 0761 270-72630
ekfr.amg@uniklinik-freiburg.de